Ranking de Erros por Colaborador: quem errou, onde o erro foi pego e quanto custou

O Ranking de Erros por Colaborador do Aliv Hub mostra quem mais errou num período, que tipo de erro acontece, em que etapa ele foi pego, o que foi feito para resolver e quanto custou. No menu ele aparece como Erros por Colaborador, dentro de Relatórios. Motoboy também entra na lista, porque no sistema ele é um usuário da loja como os outros.

Os números saem dos erros registrados nos próprios pedidos, na janela Quem errou neste pedido?, que abre a partir da visualização do pedido.

Por que controlar os erros da equipe

Pizza com sabor trocado, ingrediente esquecido, refrigerante que ficou no balcão, entrega no endereço errado: cada erro desses custa ingrediente, tempo de forno, viagem do motoboy e, às vezes, o cliente. Sem registro, o erro some no dia seguinte e a mesma falha se repete.

Com os erros anotados, a conversa com a equipe sai da impressão e vai para os fatos. Fica claro se o problema é de uma pessoa, de um tipo de tarefa ou de uma etapa da produção. E dá para ver o tamanho do prejuízo, em insumo jogado fora e em valor estimado.

Como o erro é registrado no pedido

Na visualização do pedido, a janela Quem errou neste pedido? pede o Colaborador, o Tipo do erro, a Gravidade (Leve, Média ou Grave), o Prejuízo estimado (opcional), Onde o erro foi identificado?, Qual foi a solução? e O que aconteceu (opcional). Ao lado das listas, o link gerenciar deixa a loja cadastrar, renomear ou desativar as opções.

A opção Lançar item deste pedido como perda baixa do estoque o que foi descartado e já liga a perda ao erro. Ela pede senha de gerente ou dono. Com essa opção marcada e uma solução que refaz o produto, o sistema também lança a baixa extra da ficha técnica, porque o produto foi feito duas vezes. Sem marcar a perda, o erro é registrado, mas o estoque não é mexido.

Passo a passo: filtros do relatório

1. Período: os atalhos 3 dias, 7 dias, Semana e Mês atual, a lista Mês fechado e as datas De e Até. A tela abre no mês atual.
2. Colaborador: mostra só os erros de uma pessoa.
3. Cargo: lista só os cargos que existem na sua loja, como pizzaiolo, motoboy ou garçom.
4. Tipo do erro, Onde foi identificado e Solução: recortam pelas mesmas listas usadas no registro.

A tela atualiza sozinha a cada mudança de filtro.

O que cada parte da tela mostra

• Erros no período: quantos erros foram registrados com os filtros atuais.
• Insumo perdido e Unidades perdidas: o custo do que foi lançado como perda, pelo custo do estoque, e quantas unidades foram descartadas.
• Produtos refeitos: quantos erros foram lançados com perda e com o produto feito de novo.
• Prejuízo estimado: a soma do valor que quem registrou o erro digitou. É uma estimativa da loja, diferente do custo do insumo.
• Colaboradores: quantas pessoas aparecem no ranking.
• Onde o erro foi identificado: as etapas em que os erros foram pegos, da montagem até o cliente entrar em contato, da mais frequente para a menos frequente, com unidades e insumo de cada uma. O subtítulo lembra: quanto mais tarde, mais caro.
• Qual foi a solução: o que foi feito em cada caso, como refazer o produto, fazer a troca e a entrega, reaproveitar em outro pedido ou deixar crédito. Erro sem a informação aparece como Não informado.
• Quem mais errou: as pessoas do maior para o menor número de erros, com o cargo, os erros graves, as unidades perdidas e o prejuízo de cada uma.
• Onde mais erra: a contagem de erros por tipo.
• Ocorrências: os 200 casos mais recentes, com data, pedido, colaborador, cargo, tipo, onde foi pego, solução, gravidade, o que houve, insumo e prejuízo. O selo refeito marca o produto feito de novo.

Erro registrado sem responsável conta nos totais e nas etapas e soluções, porque ali a pergunta é sobre o processo. Ele só não entra no ranking de pessoas.

Dicas e cuidados

• Registre o erro no mesmo dia, com a etapa e a solução. Sem esses campos, os recortes de processo ficam em Não informado e perdem força.
• Use os tipos de erro da sua operação. Renomear um tipo é seguro e o histórico passa a mostrar o nome novo. Tipo já usado não pode ser excluído, só desativado, para não bagunçar os relatórios antigos.
• Olhe para as etapas antes de olhar para as pessoas. Muitos erros pegos só na entrega ou pelo cliente indicam que a conferência está falhando antes, e isso é processo, não só atenção individual.
• O ranking é uma ferramenta de conversa e treino. Quem trabalha mais turnos tende a aparecer mais.

Ligação com outras partes do sistema

O erro nasce na visualização do pedido, que abre no quadro de pedidos e em outras telas que mostram o pedido. Quando a perda é lançada junto com o erro, o estoque é baixado e o custo do insumo vem do cadastro do estoque. Com a perda marcada, a solução de refazer dispara a segunda baixa da ficha técnica. Por isso este relatório conversa com o controle de estoque e com as perdas: o que aparece aqui como insumo perdido também saiu do estoque da loja.