Notas Fiscais: entrada de nota no estoque por XML, foto, PDF ou SEFAZ

Em Estoque → Notas Fiscais as compras entram no estoque junto com a nota: pelo arquivo XML, por foto ou PDF da nota, digitando à mão ou conferindo as notas que chegam da SEFAZ. Ao dar entrada, o estoque soma, o custo médio do insumo atualiza e a conta a pagar é criada sozinha.

Por que dar entrada pela nota

A nota é a fonte mais confiável do que entrou e de quanto custou. Lançar pela nota evita digitar o mesmo número três vezes (estoque, custo e financeiro) e mantém o custo dos produtos atualizado, que é o que o CMV e a ficha técnica usam. Quando o preço do queijo sobe, o custo médio sobe junto, e você enxerga isso no relatório de consumo e no DRE.

Notas capturadas da SEFAZ

Com o certificado digital A1 da loja instalado (nas configurações da loja, na parte Fiscal), as notas emitidas para o seu CNPJ são capturadas da SEFAZ e aparecem sozinhas no quadro Notas Capturadas, com fornecedor, número, emissão e valor, esperando a sua conferência. Sem o certificado, a captura não acontece, e você importa as notas pelo botão Importar nota.

O botão de descartar tira a nota da fila sem lançar nada no estoque nem nas contas, para casos como nota duplicada, devolução ou transferência. Ele pede o motivo e a autorização do dono ou de um gerente; o motivo e quem autorizou ficam registrados.

A conferência da nota

Clique em Conferir. Abre a conferência com o fornecedor, o CNPJ, o número e a data de emissão.

• Se o CNPJ ainda não está cadastrado, Cadastrar fornecedor automaticamente já vem marcado; ou escolha um fornecedor da lista.
• Se a loja tem mais de um depósito, escolha para qual vai a mercadoria.
• Cada linha é um item da nota: o nome como veio, o código do fornecedor, a quantidade, a unidade e o valor. O selo Memorizado indica que o sistema já conhece o produto e lembra do vínculo feito da última vez.

Vincular os itens ao estoque

Na coluna Vincular ao estoque, escolha o insumo correspondente. Ali mesmo dá para:

• cadastrar um item novo;
• ignorar o item;
• ignorar no estoque mantendo o valor na conta, como uma taxa de entrega (a linha avisa: fora do estoque, mas o valor entra na conta).

Os vínculos ficam memorizados para as próximas notas do mesmo fornecedor.

Quantidade por caixa, fator e quantidade final

A Qtd por caixa é um multiplicador: se a nota veio em caixa com doze unidades, coloque doze. Quando a nota vem em quilo e o estoque é em saco, o sistema calcula a conversão pelo cadastro do insumo e mostra embaixo (por exemplo, um saco igual a vinte e cinco quilos). O fator ajusta a conversão de novo, se precisar, e a Qtd final mostra quanto vai entrar no estoque, na unidade escolhida. Do lado vem o custo unitário, que vai para o custo médio do insumo.

Revenda, categoria, desconto, bonificação, validade e lote

• Revenda marca o item que vai direto para o cardápio, como uma bebida.
• Categoria da conta define em que categoria o valor entra nas contas a pagar; o + cria uma categoria nova.
• Embaixo do valor, dá para ajustar o desconto da linha e marcar Bonificação quando o item veio de graça: ele entra no estoque com valor zero, sem ir para a conta a pagar.
• Informe a validade e o número do lote de cada item, se quiser controlar vencimento.
• Adicionar item manual inclui uma linha que não veio na leitura.
• Se a compra foi feita por um pedido de compra, Conferir lista de compras abre o pedido ao lado; arraste cada item até a linha da nota ou marque o que já chegou.

Data de entrada e pagamento

Em Entrada no estoque, informe o dia em que a mercadoria chegou; é essa data que vale nos relatórios de estoque e de custo. O atalho usar emissão puxa a data da nota. No pagamento, escolha:

• A prazo: forma, vencimento e atalhos de 7, 15 ou 30 dias. A conta entra em aberto.
• Pago: forma, data e se saiu do caixa ou do banco.
• Parcelado: cada parcela com o seu vencimento. Quando a nota traz os boletos, as parcelas já vêm preenchidas.

Confira o total a pagar e clique em Dar entrada. O sistema ainda avisa se a soma dos itens não bate com a nota, se a unidade parece errada ou se o preço ficou muito diferente do habitual.

Importar nota que não veio da SEFAZ

Clique em Importar nota. Selecionar arquivo aceita o XML, um PDF ou a foto da nota, e o sistema lê os itens sozinho. Manualmente abre a mesma conferência vazia, para digitar os itens. Em todos os casos, a conferência é obrigatória antes da entrada.

Histórico, correção, pagamento e exclusão

• A busca do histórico encontra pelo fornecedor, número da nota, chave, número da compra ou produto. O período abre no último mês, Limpar mostra tudo e ao lado aparece o total das notas filtradas.
• Cada nota mostra o status (concluída, pendente ou aguardando o XML), o número e a chave de acesso, a emissão, a data de entrada, o fornecedor e o valor.
• O olho mostra os detalhes e os itens, com exportação em PDF; item que ficou fora do estoque ganha um selo verde.
• O lápis corrige a quantidade ou o valor de um item já lançado e acerta junto o estoque, o custo do insumo e a conta a pagar; o item corrigido ganha um selo com o valor de antes.
• O botão de camadas altera o pagamento da nota (por exemplo, de uma vez para parcelado) sem mexer no estoque; a soma das parcelas precisa bater com o total da nota.
• A lixeira exclui a nota com autorização de um gerente, tirando do estoque o que entrou por ela. Se a conta da nota já foi paga, estorne o pagamento no financeiro antes.