Fornecedores: cadastro com CNPJ, vendedor e uso nas notas e pedidos de compra

Em Estoque → Fornecedores você cadastra as empresas de quem a pizzaria compra e o vendedor que atende cada uma. Esse cadastro é usado nas notas fiscais, nos pedidos de compra e nos insumos, e é o que faz a entrada de nota reconhecer o fornecedor sozinha.

Por que manter os fornecedores em dia

Quem compra todo dia sabe: o telefone do vendedor fica no celular de uma pessoa só, e quando ela falta ninguém sabe com quem falar. Com o cadastro no sistema, qualquer pessoa da equipe sabe de quem comprar e com quem falar. Além disso, o fornecedor certo na nota e no pedido deixa as contas a pagar organizadas por empresa e facilita comparar preço entre um e outro.

O cadastro também evita duplicidade. Como a nota fiscal procura o fornecedor pelo CNPJ, uma empresa cadastrada com o CNPJ certo nunca vira dois fornecedores diferentes na lista, mesmo que a razão social venha escrita de outro jeito em notas diferentes. E, nas Contas a Pagar, o filtro por fornecedor passa a mostrar tudo o que você deve a cada empresa, somando notas e pedidos de compra.

A lista de fornecedores

Cada linha da tabela é um fornecedor:

• na primeira coluna, a razão social e o e-mail;
• na segunda, o CNPJ e a inscrição estadual;
• na terceira, o nome e o telefone do vendedor. Quando ninguém foi cadastrado, aparece Vendedor Geral.

Fornecedor "Importado via XML"

Alguns fornecedores aparecem com Importado via XML no lugar do vendedor. São empresas que o próprio sistema cadastrou quando você deu entrada numa nota delas. O cadastro já nasce com razão social e CNPJ, mas sem telefone, e-mail ou vendedor. Vale abrir e completar com o nome de quem atende a pizzaria.

Busca

A busca acha o fornecedor pelo nome, pelo CNPJ, pela inscrição estadual, pelo nome do vendedor, pelo telefone ou pelo e-mail.

Como cadastrar um fornecedor novo

1. Clique em Novo.
2. Preencha a razão social, que é o único campo obrigatório.
3. Complete o CNPJ, a inscrição estadual, o telefone e o e-mail da empresa. O telefone e o e-mail ficam como referência para quem faz as compras ligar ou mandar o pedido.
4. No quadro Dados do Vendedor, coloque o nome e o telefone de quem atende a pizzaria.
5. Clique em Salvar. O fornecedor já aparece na lista.

Editar e excluir

• O lápis abre o cadastro para mudar qualquer informação; salve no fim. Se desistir, Cancelar fecha sem alterar nada.
• A lixeira exclui o fornecedor e pede a senha de alguém com permissão, como um gerente. O fornecedor sai da lista, mas as notas e os pedidos antigos dele continuam no histórico. Ou seja, excluir não apaga compras já registradas.

Onde o fornecedor é usado no sistema

• Notas Fiscais: na conferência da nota, o fornecedor é reconhecido pelo CNPJ. Se o CNPJ não está cadastrado, a opção Cadastrar fornecedor automaticamente já vem marcada.
• Pedidos de Compra: cada item do pedido tem um fornecedor; a lista se agrupa por fornecedor e, ao finalizar, nasce um pedido concluído e uma conta a pagar para cada um.
• Insumos: no cadastro do insumo, os fornecedores vinculados aparecem primeiro na hora de montar o pedido.
• Contas a Pagar: as contas que vêm de notas e pedidos já saem com o fornecedor, e dá para filtrar a lista por ele.

Organizando os fornecedores pela primeira vez

Se a pizzaria está começando a usar o estoque do sistema, vale reservar meia hora para montar a lista de fornecedores antes da primeira compra:

1. Separe as notas fiscais mais recentes de cada empresa de quem você compra: laticínios, frios, farinha e secos, bebidas, embalagens e hortifrúti.
2. Cadastre cada uma com a razão social e o CNPJ exatamente como estão na nota, e o nome e o telefone de quem atende a loja.
3. Se você já deu entrada em notas antes de cadastrar, procure na lista os fornecedores marcados como Importado via XML e complete os dados que faltam.
4. No cadastro de cada insumo, vincule os fornecedores de quem você costuma comprar. Assim, ao montar o pedido de compra, eles aparecem primeiro na escolha.

Com isso feito, a próxima nota de cada fornecedor já entra reconhecida pelo CNPJ, e o pedido de compra se agrupa sozinho por empresa.

Boas práticas

1. Depois de dar entrada numa nota de fornecedor novo, abra o cadastro "Importado via XML" e complete o vendedor e o telefone.
2. Use a observação do item no pedido de compra para a marca preferida, e o cadastro do fornecedor para o contato.
3. Não exclua um fornecedor só porque parou de comprar dele por um tempo: excluir tira ele da lista de escolha nos pedidos.