Conferência de estoque: balanço com contagem cega, divergência e prejuízo
A Conferência é o balanço do estoque com contagem cega: a equipe conta o que tem na prateleira sem ver o esperado, e o sistema ajusta o saldo e mostra divergências e prejuízo.
A Conferência de Estoque é o balanço da pizzaria: a equipe conta o que tem de verdade na prateleira sem ver o que o sistema espera. É a chamada contagem cega. Dá para contar pelo tablet ou pelo celular, e ao finalizar o estoque é ajustado para os valores contados, com o registro de quem contou, do que faltou e do que sobrou.
É a ferramenta para descobrir onde a mercadoria está sumindo e para manter o saldo do sistema igual ao da prateleira.
Por que a contagem cega importa
Quando quem conta vê o número que o sistema espera, a tendência é "confirmar" esse número sem contar direito, ou ajustar a contagem para bater. O resultado é um balanço que não descobre nada. Na contagem cega, o funcionário só vê o insumo e digita o que contou; o dono continua vendo o estoque do sistema em cada item, mas a equipe não.
Fazendo o balanço com frequência, a diferença entre o que deveria ter e o que tem aparece cedo: erro de ficha técnica, porção servida maior que a receita, perda não lançada ou desvio. E como cada falta mostra o prejuízo em reais, fica claro o tamanho do problema.
Como começar a contagem
- Abra Estoque → Conferência.
- Se a loja tiver mais de um depósito, escolha qual conferir, ou a loja toda.
- Clique em Iniciar contagem.
A contagem fica em andamento até você finalizar, então dá para começar num dia e terminar com calma. Em cima aparecem a data de início, quantos itens já foram contados e os botões Lugares, Cancelar e Finalizar. O botão Histórico, no alto, guarda as conferências passadas. Para achar um insumo rápido, use o filtro pelo nome ou escolha a categoria.
Como contar cada item
- Digite a quantidade no campo do insumo e clique em Adicionar.
- Se o insumo tem conversão de unidades, o sistema pergunta em que unidade você contou (por exemplo, quilo ou grama) e converte sozinho. O cartão do item também mostra a equivalência entre as unidades.
- Achou mais em outro canto? Adicione de novo: as contagens somam, e cada uma vira uma etiqueta, que dá para remover se você errar.
- O menos e o mais ajustam o número do campo, e Zerar marca o item como zerado.
Lugares de contagem
Os lugares organizam a contagem por onde as coisas ficam, como a geladeira, o freezer e o estoque seco. Lugar não é depósito: o estoque continua um só, o lugar só divide a contagem para ninguém se perder.
- Clicando num lugar, aparecem só os itens dele. O sistema lembra o que ficou ali da última vez e mostra o que ainda falta contar.
- Dá para colocar um insumo no lugar, renomear, excluir e criar lugares novos.
- Ao acabar o lugar, clique em Terminei este lugar.
- O botão Lugares mostra o resumo de cada um (o que foi contado e o que falta) e avisa quais insumos não foram contados em lugar nenhum. Esses continuam com o estoque como está e não entram no ajuste.
⚠️ Confira antes de fechar um lugar: o botão Terminei este lugar não exige que todos os itens daquele lugar tenham sido contados. Olhe o que ainda falta no lugar antes de marcar como conferido.
Finalizar: lançamentos no meio da contagem e divergências
- Clique em Finalizar, confirme os lugares e informe o nome do responsável pela contagem.
- Se alguém lançou uma entrada ou uma saída depois que o item foi contado, o sistema mostra a lista e pergunta se aquilo já estava na contagem ou aconteceu depois. Assim nada é contado duas vezes.
- Se a diferença de algum item passar da tolerância cadastrada no insumo, aparece a lista com o que o sistema esperava, o que foi contado e a diferença. Você pode filtrar esses itens para recontar ou, sendo o dono, liberar o ajuste com a sua senha.
Ao finalizar, o estoque passa a ser o que foi contado.
Histórico, prejuízo e ajustes depois do balanço
No Histórico ficam todas as conferências finalizadas, com a data, o responsável, quantos itens foram contados e quantas divergências tiveram. Dá para buscar e filtrar só as com divergência, ou só as sem.
Abrindo uma conferência, você vê cada insumo com o estoque do sistema, o contado, a diferença e o prejuízo em reais de cada falta. Filtre por faltas, sobras ou divergências e imprima a lista, que já sai com espaço para a assinatura do responsável e do colaborador.
- Consumo interno: uma falta que foi consumo da própria loja, como a refeição da equipe, pode ser marcada como consumo interno. O estoque não muda, mas ela sai do prejuízo.
- Corrigir: se a contagem daquele item estava errada, o botão reconta e acerta o estoque, com autorização.
Dicas para um balanço que funciona
- Defina uma rotina (semanal para os insumos caros, mensal para o restante) e conte sempre nos mesmos lugares.
- Cadastre a tolerância de cada insumo pensando no que é aceitável: itens de peso variável precisam de margem; itens contados por unidade, quase nenhuma.
- Olhe a natureza da diferença: falta grande de um insumo vendido em pizza costuma ser ficha técnica com porção menor que a real; sobra costuma ser compra lançada a mais ou perda lançada sem ter acontecido.
- As diferenças ajustadas aparecem depois no relatório de Perdas como acerto de contagem, separadas do desperdício.
💡 Conte pelo celular: como a conferência funciona no navegador do celular ou do tablet, a pessoa leva o aparelho até a geladeira ou o estoque seco e lança na hora, sem papel.
Perguntas frequentes
O que é contagem cega no balanço de estoque?
É a contagem em que o funcionário não vê quanto o sistema espera de cada insumo, só digita o que contou na prateleira. Isso evita que ele apenas confirme o número da tela. O dono continua vendo o estoque do sistema em cada item.
E se alguém lançar uma entrada ou saída enquanto a contagem está aberta?
Ao finalizar, o sistema mostra os lançamentos feitos depois que o item foi contado e pergunta se eles já estavam na contagem ou aconteceram depois. Assim o mesmo movimento não é contado duas vezes e o saldo final fica certo.
Lugar de contagem é a mesma coisa que depósito?
Não. O lugar só organiza a contagem por onde as coisas ficam, como geladeira e estoque seco; o estoque continua um só. Depósito separa o saldo de verdade e é um recurso do plano Elite, com tela própria.
Uma falta de estoque foi a refeição da equipe. Como registro?
Abra a conferência no Histórico e marque aquela falta como consumo interno. O estoque não muda, porque a mercadoria realmente saiu, mas o valor deixa de contar como prejuízo da conferência.