Nota de compra vira conta a pagar: do estoque ao Financeiro sem lançar duas vezes
Ao dar entrada numa nota fiscal, o estoque soma e a conta a pagar é criada sozinha. Veja como escolher o pagamento na nota e onde quitar depois.
Você não precisa lançar a compra duas vezes. Ao dar entrada numa nota em Estoque → Notas Fiscais, o estoque soma, o custo médio do insumo atualiza e a conta a pagar é criada sozinha, já ligada ao fornecedor e à nota. Depois, é só quitar em Financeiro → Contas a Pagar.
Por que a compra e o financeiro andam juntos
Na correria da pizzaria, é comum a nota entrar no estoque e o boleto ficar esquecido na gaveta, ou o contrário: a conta é paga e a mercadoria nunca é lançada. Quando os dois nascem do mesmo lançamento, o estoque, o custo e as contas ficam sempre batendo. O fluxo de caixa mostra o que vai vencer, o DRE recebe a despesa na categoria certa e você não paga juros por esquecimento.
1. Escolha o pagamento na conferência da nota
No fim da conferência da nota, em Pagamento, escolha uma das opções:
- A prazo: informe a forma e o vencimento, com atalhos de 7, 15 e 30 dias. A conta entra em aberto e você dá baixa quando pagar.
- Pago: informe a forma, a data e se o dinheiro saiu do caixa ou do banco. A conta já entra quitada.
- Parcelado: cada parcela com o seu vencimento. Quando a nota traz os boletos, as parcelas já vêm preenchidas.
Na mesma conferência, a Categoria da conta de cada item define em que categoria o valor entra nas contas a pagar (o padrão é Compras), e é essa categoria que separa as despesas no DRE. Item marcado como Bonificação entra no estoque com valor zero e não vai para a conta. Depois de conferir, clique em Dar entrada.
2. Quite a conta em Contas a Pagar
As contas das notas ficam em Financeiro → Contas a Pagar, junto com as outras despesas da pizzaria. Para pagar:
- Encontre a conta pelos filtros (status, fornecedor, período) ou pela busca, que acha pelo número do boleto ou da nota.
- Clique no botão verde da conta.
- Escolha de onde o dinheiro sai: do caixa aberto (vira uma retirada no fechamento do dia) ou de uma conta bancária. Boleto, Pix e cartão saem sempre de uma conta bancária; só o dinheiro pode sair do caixa.
- Informe a forma e confira a data. Se a conta está atrasada, lance multa e juros pelos dias de atraso.
- Confirme; um gerente ou o dono autoriza com a senha.
O botão de informação da conta mostra se ela veio de uma nota fiscal ou de um pedido de compra, com os itens comprados.
Se um pagamento foi lançado por engano, nas contas pagas aparece o botão Estornar: ele volta a conta para pendente e desfaz o lançamento no caixa ou no banco, também com autorização de um gerente ou do dono. É esse estorno que libera a exclusão de uma nota cuja conta já tinha sido paga.
Acompanhe o que vai vencer
Em Contas a Pagar, o botão Hoje mostra o que vence hoje e Atrasadas mostra só o que já passou do vencimento, em vermelho. Dá para filtrar por fornecedor para ver tudo o que você deve a uma empresa, e pela conta bancária de onde o dinheiro vai sair. Quando chega o dia de pagar vários boletos, marque as contas e use Pagar selecionadas: cada conta pode ficar com a data escolhida ou com o próprio vencimento, útil quando você pagou em dia e só está lançando agora.
3. Compras feitas pelo pedido de compra
Se a compra foi montada em Estoque → Pedidos de Compra, ao finalizar o pedido nasce uma conta a pagar por fornecedor. Na finalização você já pode marcar quem foi pago na hora, escolhendo caixa ou banco; os outros ficam pendentes em Contas a Pagar. No pedido concluído, o botão Pagamentos mostra a conta de cada fornecedor e baixa direto no financeiro.
4. Ajustes depois da entrada
- Para mudar a forma de pagamento da nota (por exemplo, de uma vez para parcelado) sem mexer no estoque, use o botão de camadas no histórico de Notas Fiscais. A soma das parcelas precisa bater com o total da nota.
- Para corrigir a quantidade ou o valor de um item já lançado, use o lápis no histórico: ele acerta junto o estoque, o custo e a conta a pagar.
- Para excluir uma nota cuja conta já foi paga, primeiro estorne o pagamento em Contas a Pagar; depois exclua a nota.
5. Despesas que não são de mercadoria
Luz, aluguel, gás e outros gastos sem nota de compra de insumo são lançados direto em Contas a Pagar, no botão Nova conta, como conta única, parcelada ou recorrente. A recorrente serve para a conta que se repete todo mês, como o aluguel: quando você paga, o sistema já cria a próxima com o vencimento seguinte.
📚 Passo a passo completo: veja os tutoriais Notas Fiscais (entrada da nota, vínculo dos itens e pagamento) e Contas a Pagar (baixa, juros, parcelas e estorno) na Central de Ajuda.
Perguntas frequentes
Preciso lançar a conta a pagar depois de dar entrada na nota?
Não. A conta a pagar é criada sozinha quando você clica em Dar entrada, conforme o pagamento escolhido na conferência: em aberto se for a prazo, já quitada se for pago, ou dividida nas parcelas informadas.
Posso pagar o boleto do fornecedor com dinheiro do caixa?
Boleto, Pix e cartão saem sempre de uma conta bancária. Só o pagamento em dinheiro pode sair do caixa aberto, e nesse caso ele aparece como retirada no fechamento do dia. Escolha a origem certa para o caixa e o banco baterem.
Lancei a nota como paga à vista, mas foi parcelado. Como corrijo?
No histórico de Notas Fiscais, use o botão de camadas da nota para alterar o pagamento, por exemplo de uma vez para parcelado, sem mexer no estoque. Ajuste as parcelas, a forma e os vencimentos, com a soma batendo com o total da nota.
Em que categoria a compra entra no DRE?
Na categoria escolhida em Categoria da conta, item por item, na conferência da nota. O padrão é Compras, e o botão mais ao lado cria uma categoria nova. É essa categoria que separa as despesas no Balancete (DRE).