Pedidos de Compra: lista de compras por fornecedor e entrada no estoque

Em Estoque → Pedidos de Compra você monta a lista do que precisa comprar, leva para o mercado ou passa para o fornecedor e, quando a mercadoria chega, dá entrada de tudo no estoque de uma vez, já com a nota e a conta a pagar. É o caminho mais organizado para a compra semanal da pizzaria.

Por que usar o pedido de compra

Comprar "de cabeça" costuma dar em duas coisas: faltar insumo no meio do expediente ou sobrar mercadoria que vence. O pedido de compra parte do estoque real (com mínimo, máximo e sugestão do que falta), separa por fornecedor e, no fim, transforma a compra em entrada de estoque, atualização de custo e conta a pagar, sem digitar tudo de novo. O sistema não envia o pedido ao fornecedor sozinho: você imprime a folha (ou, na Previsão de Compras, copia o texto) e passa adiante pelo canal que já usa.

A lista de pedidos

A tela abre mostrando só os pedidos pendentes. No filtro de status você vê também os concluídos, os cancelados ou todos. Do lado ficam os filtros de período: 3 dias, 7 dias, semana, mês atual, um mês fechado ou as datas de e até.

Cada linha mostra o número do pedido, o status (amarelo para pendente, verde para concluído e cinza para cancelado), o nome da lista ou o fornecedor com o número da nota, a data e o total previsto. Nas ações, a impressora imprime a lista e a lixeira exclui o pedido. Nos concluídos aparecem também Pagamentos e Reverter.

Montar o pedido pelo Modo Visual

O Modo Visual é um catálogo com os seus insumos separados por categoria. Cada cartão mostra:

• o estoque atual, com a conversão para a unidade de uso;
• o preço de custo;
• o estoque mínimo e o máximo;
• em laranja, a sugestão de compra, que é o quanto falta para chegar no mínimo.

A caixinha da esquerda serve para ir marcando o que você já conferiu. Embaixo de alguns insumos aparecem, em amarelo, as receitas que usam aquele ingrediente, com quanto tem pronto delas. É só informação, para ajudar a decidir quanto comprar.

A busca acha o insumo pelo nome ou pelo código. Em Filtros avançados, dá para mostrar só os insumos de um fornecedor e calcular o consumo de um período: escolha o dia e a hora de início e de fim, e cada cartão ganha um selo roxo com o quanto saiu. Clicando nesse selo, a quantidade consumida já vem preenchida.

Para adicionar, clique no +, informe a quantidade, escolha o fornecedor (os vinculados ao insumo aparecem primeiro, e dá para cadastrar um novo ali mesmo) e escreva uma observação, como a marca. O item vai para o pedido, à direita, separado por categoria. O x tira o item, embaixo fica o total estimado e Criar pedido de compra salva tudo como pedido pendente.

Montar e conferir pelo Modo Lista

A Lista é o editor completo, que também abre quando você clica num pedido pendente. Dê um nome à lista, se quiser (por exemplo, reposição semanal). Em Adicionar item, busque o insumo (o custo já vem do cadastro), digite a quantidade, escolha o fornecedor e a observação e clique em Incluir. O + verde ao lado da quantidade soma por partes, para quando você está contando caixas aos poucos.

Os itens ficam agrupados por fornecedor. Cada grupo mostra quantos itens tem, o total, quanto já foi comprado e o que está selecionado, além do campo do número da nota ou cupom e da data, usados no fim. Com mais de um fornecedor, Separar lista cria um pedido novo só com os itens daquele fornecedor.

Em cada linha:

• a caixinha verde marca o item como comprado;
• as setinhas trocam o insumo (por exemplo, água sem gás por água com gás);
• a observação fica destacada em amarelo, para quem vai comprar não esquecer;
• validade e número do lote viram o lote do produto na entrada, com alerta se estiver vencido ou perto de vencer;
• unidade, quantidade (com o + para somar), custo unitário com a calculadora (você diz quanto pagou no total e quantas unidades vieram, e ela calcula o preço de cada uma), desconto, total da linha e lixeira.

Em cima da tabela dá para filtrar por nome, por fornecedor ou por situação (todos, pendentes ou comprados). Marcando várias linhas, aparece a barra azul para mover os itens para outro fornecedor ou excluir de uma vez. No rodapé ficam o total, Salvar e Finalizar. Se você fechar sem salvar, o sistema pergunta se quer salvar, descartar ou continuar editando.

Finalizar: entrada no estoque e conta a pagar

1. Marque todos os itens como comprados e preencha o número da nota de cada fornecedor. Sem isso, o Finalizar não segue.
2. Clique em Finalizar. Se algum custo estiver muito diferente do habitual, aparece um aviso para conferir.
3. Diga quem já vai pagar agora: para cada fornecedor, escolha se o dinheiro sai do caixa ou do banco, a conta, a forma e a data. Quem você não marcar vira conta a pagar pendente.
4. Um gerente autoriza. O estoque soma, a nota é registrada e nasce uma conta a pagar por fornecedor.

Um pedido com mais de um fornecedor vira um pedido concluído para cada um. Clicando num concluído, ele abre só para consulta, com os itens por fornecedor, a quantidade e o custo que entraram, a nota e o total.

Pagamentos, reverter, imprimir e excluir

• Pagamentos mostra a conta de cada fornecedor do pedido, com o vencimento. Marcar como pago abre a mesma tela de pagamento das Contas a Pagar (de onde sai o dinheiro, forma, data e hora, juros, multa ou desconto) e já baixa a conta no financeiro.
• Reverter volta o pedido para pendente e tira do estoque o que tinha entrado, com a autorização de um gerente.
• Na impressora, você revisa a folha antes de imprimir. O nome que vai no papel pode ser o nome que o seu fornecedor usa, e fica salvo para a próxima vez, por insumo e fornecedor, sem mexer no cadastro. Dá para mudar quantidades, tirar ou incluir itens e, num pendente, Salvar no pedido. A folha sai como checklist, com a observação embaixo de cada item.
• A lixeira exclui com a senha de um gerente; se o pedido já estava concluído, o estoque que entrou é estornado. Marcando vários, Excluir selecionados apaga todos com uma autorização só.