Fechamento para o Contador: horas extras, noturno, faltas e envio do mês

Todo mês o contador precisa saber o que variou na folha de cada funcionário: horas extras, feriados, adicional noturno, faltas, atrasos e vales. O Fechamento para o Contador, no menu Financeiro, junta tudo isso por mês, com estimativa em reais, e envia de uma vez para o escritório.

Por que usar o fechamento do sistema

Pizzaria trabalha de noite, em fim de semana e em feriado, então hora extra e adicional noturno aparecem todo mês. Sem um fechamento organizado, o dono passa a noite somando ponto à mão e mandando mensagens soltas ao contador, e qualquer esquecimento vira holerite errado. No sistema, o ponto batido é comparado com a escala, as sugestões aparecem prontas para lançar e o resumo de cada funcionário sai em PDF e planilha.

1. De qual mês é o fechamento

No topo aparece o mês do fechamento. O mês passado, que é o que vai para o contador agora, aparece em verde; o mês atual, ainda em andamento, em amarelo. As setas trocam de mês. Dá para filtrar por período, nome, cargo e vínculo (registrado ou não). Logo abaixo, o resumo mostra quantos colaboradores, quantos lançamentos e o total estimado de proventos e descontos.

2. O cartão de cada funcionário

Cada funcionário tem um cartão com o salário base, as horas do mês e o valor da hora. Os selos avisam quando há sugestão pendente e quantos lançamentos ele já tem. Abrindo o cartão, aparecem três abas: Sugestões, Lançamentos do mês e Salário e escala.

3. Sugestões do ponto

Com o ponto batido, o sistema compara cada turno com a escala e sugere hora extra, folga trabalhada, atrasos e faltas. Confira e clique em Lançar, uma por uma, ou em Lançar todas.

O adicional noturno, das horas entre 22h e 5h, é calculado sozinho, pelo ponto ou pela escala, já com a hora noturna reduzida.

4. Lançamentos do mês

Na aba Lançamentos do mês você lança o que faltou: escolha a variável, a data, a quantidade de horas ou de dias e uma observação. Para quem é registrado, vale, consumo e bônus lançados na Carteira da Equipe entram sozinhos; para tirar um desses, é preciso estornar na carteira.

5. Salário e escala de trabalho

Em Salário e escala você confere o salário base, as horas do mês e a escala de cada dia da semana. É a escala que permite calcular o noturno e conferir o ponto, então mantenha-a atualizada.

6. Resumo do mês e quanto custou

Embaixo do cartão fica o resumo do mês, que é o que vai para o contador: cada variável, com a quantidade e a estimativa em reais, e o resumo do contracheque. Para registrados, aparecem também o vale e o saldo do mês, com o botão para registrar o pagamento.

O botão Quanto custou mostra o custo real do funcionário no mês: salário, encargos e as provisões de férias e de décimo terceiro.

7. Enviar ao contador

1. Clique em Enviar ao contador.
2. Na primeira vez, cadastre o nome, o e-mail e o WhatsApp do escritório.
3. Marque quem vai no envio (os registrados já vêm marcados).
4. Envie. O contador recebe o PDF e a planilha, e a loja recebe uma cópia do e-mail.

Também dá para gerar o PDF, baixar a planilha em CSV ou imprimir. Em Regras CLT você ajusta o dia do vale e do salário, o FGTS e a tabela do INSS.

Dicas e cuidados

• Lance as sugestões do ponto antes de enviar: o que fica pendente não entra no resumo.
• Confira a escala quando um funcionário muda de horário; sem ela, o noturno e a conferência do ponto saem errados.
• Os valores em reais são estimativas para conferência. O holerite oficial é sempre o do contador.

Rotina sugerida no começo de cada mês

1. Abra o fechamento no mês passado, que aparece em verde.
2. Filtre pelo vínculo registrado, se quiser começar por quem tem carteira assinada.
3. Abra os cartões com selo de sugestão pendente e lance as sugestões do ponto.
4. Complete em Lançamentos do mês o que o ponto não pega, como um feriado combinado ou uma falta justificada, com observação.
5. Confira o resumo de cada funcionário e, se quiser, o botão Quanto custou.
6. Envie ao contador e guarde a cópia do e-mail.

Quanto mais cedo o mês é fechado, mais cedo o contador devolve os holerites. Durante o mês corrente, que aparece em amarelo, o fechamento já pode ser acompanhado, mas os números ainda vão mudar até o último dia.

Registrados e não registrados

O filtro de vínculo separa quem tem carteira assinada de quem não tem. Os dois grupos aparecem no fechamento com as variáveis do mês, o que ajuda a controlar horas, faltas e atrasos de toda a equipe. A diferença é que, para os registrados, o cartão traz também o vale e o saldo do mês e o resumo do contracheque, e eles já vêm marcados no envio ao contador.