Contas a Receber: encomendas, eventos, reembolsos e parcelas de vales da equipe

Em Financeiro → Contas a Receber você controla o dinheiro que alguém ainda deve para a pizzaria: uma encomenda de festa, um evento pago em parcelas, um reembolso de fornecedor ou as parcelas dos vales da equipe. Ao registrar o recebimento, o valor entra no caixa ou na conta bancária escolhida e aparece no fechamento e no fluxo de caixa.

Por que controlar o que a loja tem a receber

Encomenda de formatura, festa de empresa, pedido grande pago na entrega da semana seguinte: são valores altos que facilmente ficam só na memória. Quando estão lançados como contas a receber, você sabe quanto ainda vai entrar, de quem e quando, e consegue cobrar no dia certo em vez de descobrir semanas depois que o valor nunca foi pago.

1. A lista

Cada linha mostra o vencimento, a descrição, a categoria, o valor e a situação: pendente, atrasada (em vermelho) ou recebida. No rodapé aparece o total que a loja tem para receber na lista filtrada.

2. Parcelas dos vales da equipe

As linhas com o nome de um funcionário são as parcelas dos vales parcelados lançados na Carteira da Equipe. Cada parcela vira uma conta a receber e, quando vence, o sistema lança o desconto na carteira do funcionário. Assim o adiantamento parcelado fica controlado sem planilha.

3. Filtros e busca

Funcionam como nas Contas a Pagar: status, categoria, cliente, conta bancária e período, além dos atalhos Hoje e Atrasadas e da busca pela descrição ou pelo número do documento.

4. Lançar um valor a receber

1. Clique em Nova conta. Ela pode ser única, parcelada ou recorrente.
2. Preencha a descrição, o valor, o vencimento e a categoria.
3. Escolha o cliente.
4. Se o cliente já pagou na hora, marque Já registrar recebimento e diga onde o dinheiro entrou. Se vai pagar depois, só clique em Salvar.

5. Registrar o recebimento

1. Quando o dinheiro chegar, clique no botão verde da conta.
2. Escolha onde ele entra: no caixa aberto, que aparece no fechamento e no fluxo de caixa, ou numa conta bancária. Pix e cartão entram sempre numa conta bancária; no caixa entra só dinheiro.
3. Escolha a forma de recebimento e confira a data.
4. Se o cliente pagou com atraso, lance juros e multa, ou um desconto.
5. Clique em Confirmar. Um gerente ou o dono escolhe o nome e digita a senha para autorizar, e a conta passa para recebida.

6. Outras ações

• Receber selecionadas: marque várias contas e receba de uma vez.
• Nos botões da linha você edita, exclui (com a senha do dono) ou vê os detalhes.
• No status Recebidas, o botão Estornar volta a conta para pendente e desfaz a entrada no caixa ou no banco, também com autorização.

Exemplos de uso na pizzaria

• Encomenda para evento: lance o valor total com vencimento no dia do evento, ou parcelado se o cliente pagar sinal e restante.
• Convênio com empresa: use a conta recorrente para o valor fechado mensal.
• Reembolso de fornecedor: lance a conta com o fornecedor e registre quando o crédito cair no banco.

Como o recebimento aparece no resto do sistema

Quando a conta é recebida no caixa aberto, o valor aparece no fechamento do dia como entrada em dinheiro. Quando é recebida numa conta bancária, entra no saldo daquela conta em Bancos e Extratos. Nos dois casos o recebimento aparece no Fluxo de Caixa, no quadro De onde veio o dinheiro. A categoria escolhida na conta é o que separa esses valores nos relatórios, por isso vale criar categorias como Encomendas e Eventos.

Rotina de cobrança

1. Uma vez por dia, abra o atalho Hoje para saber o que deve entrar.
2. Uma vez por semana, abra Atrasadas e entre em contato com quem não pagou.
3. Quando o pagamento chegar, registre na hora, escolhendo o lugar certo onde o dinheiro entrou.

Parcelada, recorrente e o que fazer quando algo dá errado

A conta parcelada serve para o cliente que paga uma encomenda grande em várias vezes: cada parcela vira uma linha com o seu vencimento. A recorrente serve para um valor que se repete, como um convênio mensal. Se uma conta foi lançada por engano, a exclusão pede o e-mail e a senha do dono. Se o recebimento foi registrado no lugar errado, use Estornar na conta recebida: ela volta para pendente, a entrada no caixa ou no banco é desfeita e você registra de novo no lugar certo.

Com essa rotina, as contas a receber deixam de depender da memória de quem fechou a encomenda e passam a ser uma lista clara, com valor, vencimento e responsável, que qualquer gerente consegue acompanhar e cobrar no dia certo. E, no fim do mês, o total pendente no rodapé da lista mostra de uma vez quanto dinheiro ainda está na rua esperando para entrar no caixa da pizzaria.