Contas a Pagar: despesas, parcelas, recorrentes, juros e pagamento pelo caixa ou banco

Em Financeiro → Contas a Pagar você controla as despesas da pizzaria, como aluguel, luz, gás, fornecedores e impostos, para não perder nenhum vencimento. Cada pagamento sai do caixa ou de uma conta bancária e já entra no fechamento do caixa, no fluxo de caixa e no DRE.

Por que lançar as contas no sistema

Boleto esquecido vira multa e juros, e despesa paga "por fora" some do resultado: a loja parece dar mais lucro do que dá. Com as contas lançadas, você vê o que vence hoje, o que está atrasado e quanto vai sair do caixa e do banco nos próximos dias. E como cada conta tem categoria, o DRE mostra exatamente quanto foi para aluguel, folha, insumos ou marketing.

1. A lista de contas

Cada linha mostra o vencimento, a descrição, a categoria, o valor e a situação: pendente, atrasada (em vermelho) ou paga. Embaixo da descrição aparecem o número do documento, quando existe, e a marca de conta recorrente. No rodapé fica o total das contas da lista.

2. Filtros, atalhos e busca

• Status: pendentes, pagas ou todas.
• Categoria, fornecedor e conta bancária.
• Período: nas pendentes vale a data de vencimento; nas pagas, a data em que foi paga.
• Hoje mostra o que vence hoje e Atrasadas só o que já passou do vencimento.
• A busca encontra a conta pela descrição ou pelo número do boleto ou da nota.

3. Nova conta: única, parcelada ou recorrente

• Única: uma despesa só. Se já foi paga na hora, marque Já pagar ao criar e diga se o dinheiro saiu do caixa ou do banco.
• Parcelada: informe a descrição, o valor de cada parcela, o vencimento da primeira e a quantidade de parcelas. A tela avisa quantas contas serão criadas e o valor de cada uma, e cada parcela entra na lista no seu mês. Conta parcelada não pode ser criada já paga: marque cada parcela como paga quando quitar.
• Recorrente: para a conta que se repete, como o aluguel. Quando você paga, o sistema já cria a próxima, com o vencimento seguinte.

Escolha também a categoria (é ela que separa as despesas no DRE), o fornecedor e a forma de pagamento, e clique em Salvar.

As compras lançadas pelo estoque também viram contas a pagar sozinhas: ao dar entrada numa nota fiscal, a conta é criada já ligada ao fornecedor e à nota.

4. Pagar uma conta

1. Clique no botão verde da conta.
2. Escolha de onde o dinheiro sai: do caixa aberto, que vira uma retirada no fechamento do dia, ou de uma conta bancária, escolhida na lista.
3. Informe a forma de pagamento e confira a data. Boleto, Pix e cartão saem sempre de uma conta bancária; só o dinheiro pode sair do caixa.
4. Se a conta está atrasada, a tela mostra os dias de atraso: coloque a multa e os juros ao mês e clique em Calcular pelos dias de atraso. Dá para lançar desconto também.
5. Clique em Confirmar. Um gerente ou o dono escolhe o nome e digita a senha para autorizar, e a conta passa para paga.

5. Pagar várias de uma vez

Marque as contas e clique em Pagar selecionadas. Cada conta pode ficar com a data escolhida ou com o próprio vencimento, útil quando você pagou em dia e só está lançando agora. Na tabela de baixo dá para colocar juros, multa e desconto de cada conta.

6. Editar, parcelamento, excluir, detalhes e estorno

• Editar a conta.
• Mudar o parcelamento, juntando ou dividindo as parcelas da mesma nota.
• Excluir, que pede o e-mail e a senha do dono.
• O botão de informação mostra quem lançou, o fornecedor e se a conta veio de uma nota fiscal ou de um pedido de compra, com os itens.
• Nas contas pagas aparece Estornar: a conta volta para pendente e o lançamento no caixa ou no banco é desfeito, também com autorização.

7. Categorias e fornecedor automático

Em Categorias você cria uma categoria nova (por exemplo, Marketing), renomeia ou exclui as existentes. A varinha ao lado procura o fornecedor das contas que ficaram sem ele, pela nota fiscal ou pelo nome na descrição.

Rotina recomendada

• Toda manhã, abra o atalho Hoje e programe os pagamentos do dia.
• Uma vez por semana, confira as Atrasadas.
• Cadastre aluguel, internet e sistema como recorrentes para nunca esquecer.

Contas que vêm do estoque

Na lista, as contas criadas a partir de uma nota fiscal ou de um pedido de compra mostram essa origem no botão de informação, com os itens da compra. Se a nota veio com boletos, as parcelas já chegam com os vencimentos certos.

Vale lembrar que a categoria escolhida em cada conta é o que organiza o DRE: contas sem categoria definida caem em grupos genéricos e dificultam enxergar onde a pizzaria está gastando mais.