EPIs e Uniformes: entrega com termo assinado e ficha de cada funcionário em PDF

A tela EPIs e Uniformes, no menu lateral do Aliv Hub, controla a entrega de equipamento de proteção e de uniforme para a equipe da pizzaria: calça, camiseta, avental, bota, touca e luva. A loja registra o que entregou, o funcionário assina o termo de recebimento no aparelho da loja ou no próprio celular, e o sistema monta a ficha de controle de EPI de cada pessoa em PDF.

A ficha assinada é o documento que mostra que a empresa entregou o equipamento, quando entregou e o que entregou. A NR-6 aceita esse registro em ficha ou em sistema eletrônico, e o Aliv Hub guarda junto com a assinatura o nome, o CPF, a data e a hora, o aparelho usado e um código que comprova o texto exato que foi assinado.

Por que controlar a entrega de EPI e uniforme no sistema

Na cozinha de uma pizzaria tem forno quente, faca, chão molhado e muita gente passando. Quando acontece um acidente, a primeira pergunta é se o funcionário tinha recebido o equipamento. Ficha de papel some, molha, fica sem assinatura ou com a data errada. Sem ela, fica difícil provar que a loja cumpriu a parte dela.

Com a entrega registrada no sistema, cada termo assinado fica guardado do jeito que foi assinado, com protocolo. O dono também sabe o que está com cada pessoa, o que precisa ser trocado e quais equipamentos estão com o certificado vencendo, sem depender da memória de ninguém.

Os avisos do topo: CA vencendo, EPI sem CA e troca prevista

Quando há algo para resolver, a tela mostra até três avisos no alto:

• CA vencendo: EPI cujo certificado de aprovação vence nos próximos 30 dias ou já venceu.
• EPI sem nº do CA: equipamento cadastrado como EPI sem o número do CA. Sem esse número, o item não vale como EPI numa fiscalização.
• Troca prevista: quem precisa trocar uma peça nos próximos 7 dias. A troca que já passou da data aparece em vermelho.

Abas, filtros e os cartões da equipe

A tela tem quatro abas: Equipe, Pedidos, Entregas e Catálogo. A bolinha vermelha em Pedidos conta os pedidos esperando atendimento, e a de Entregas conta os termos que ainda faltam assinar. Os filtros funcionam na hora, sem botão de buscar: Buscar procura por nome, cargo ou item; Cargo mostra só um cargo; Mostrar desligados inclui quem já saiu da loja. O número no canto mostra quantos resultados aparecem, e Limpar tira todos os filtros.

Na aba Equipe, cada funcionário tem um cartão com o cargo e selos do que está pendente: troca, p/ assinar ou pedido. O bloco Com ele lista o que a pessoa recebeu e ainda não devolveu. Se o cadastro não tem CPF, o cartão avisa que a assinatura aceita o CPF que ela digitar. Os botões do cartão são Entregar, Histórico (abre a aba Entregas filtrada por aquela pessoa) e Ficha (gera a ficha em PDF).

Como cadastrar os itens no catálogo

Antes da primeira entrega, cadastre os itens na aba Catálogo. A tabela mostra o tipo, o número do CA com a validade, os tamanhos, o prazo de troca, se o item volta no desligamento ou é consumível e se o funcionário pode pedir pelo app. Para começar rápido, as sugestões incluem itens comuns com um clique, como calça de brim, camiseta, bota, touca, luvas e avental; depois é só conferir o CA.

1. Clique em Novo item e dê o nome.
2. Escolha o tipo: EPI, Uniforme, Higiene ou Outro.
3. Para EPI, preencha o Nº do CA e a Validade do CA, que vêm gravados no próprio equipamento.
4. Em Tamanhos, separe por vírgula (P, M, G, GG ou 38, 39, 40). Em branco, é tamanho único.
5. Em Trocar a cada (dias), informe o prazo de troca. É ele que gera o aviso de troca prevista depois da entrega. Em branco, o item não tem prazo.
6. Marque Devolve no desligamento (desmarque para consumível, como touca e luva descartável) e Funcionário pode pedir pelo app.
7. Clique em Salvar item.

Item que saiu de uso é desativado, nunca apagado, porque as entregas antigas continuam apontando para ele. Desativado, ele some da lista de entrega e pode ser reativado quando precisar.

Passo a passo: atender o pedido e registrar a entrega

O funcionário pede o que precisa pelo celular, e o pedido chega na aba Pedidos com os itens, a data e o motivo que ele escreveu. Dá para Recusar, informando o motivo que ele vai ver no app, ou Entregar. Para entregar sem pedido, use Registrar entrega, no alto da tela, ou o botão Entregar no cartão da pessoa.

1. Na janela de entrega, os itens do pedido já vêm marcados. Marque ou desmarque o que for entregar.
2. Confira o tamanho e a quantidade de cada item.
3. Escolha Em mãos ou No posto. "No posto" é o item que fica no local de trabalho, como a luva térmica pendurada ao lado do forno: o funcionário declara que sabe que ele está lá.
4. Se quiser, escreva uma observação.
5. Clique em Registrar entrega e gerar o termo. O texto e os itens ficam congelados naquele momento.

A assinatura do termo de recebimento

Depois de registrar, o sistema pergunta se a pessoa assina agora, no aparelho da loja, ou depois, pelo celular, no app Minha Conta, na aba EPIs. Na assinatura presencial, passe o aparelho para o funcionário. Ele lê o termo com a empresa, os itens e a declaração, confere o nome, digita o CPF, assina no quadro com o dedo e marca que leu e concorda. Enquanto falta alguma coisa, a tela diz o que falta. Quem está logado fica registrado como testemunha.

Ao clicar em Assinar recebimento, o sistema grava a assinatura e mostra o número do protocolo. Se o cadastro do funcionário tem CPF, o CPF digitado precisa ser o mesmo; isso impede que outra pessoa assine no lugar dele.

Entregas, devolução, termo e ficha em PDF

A aba Entregas lista tudo o que foi entregue, com a situação: Falta assinar, Assinado, Recusado ou Cancelado. O filtro Situação separa cada uma. Entrega lançada por engano, ainda sem assinatura, pode ser cancelada com um motivo. Entrega assinada nunca se apaga, porque ela é a prova; o termo não muda depois de assinado.

Em cada entrega assinada aparecem os itens com o tipo, o CA e se ficam no posto. Quando uma peça que se devolve volta, clique em Registrar devolução e diga como ela voltou: em bom estado, desgastada pelo uso, danificada ou extraviada. O botão Termo abre o comprovante da entrega em PDF, com os itens, a declaração, a assinatura, o protocolo, o IP e o código de verificação.

O botão Ficha, no cartão da Equipe, gera a ficha de controle do funcionário: todas as entregas assinadas, uma linha por item, com a assinatura, o protocolo e a devolução. É o documento que vai para a pasta dele, e dá para imprimir direto do navegador.

O lado do funcionário no app Minha Conta

No app Minha Conta, na aba EPIs, o termo que falta assinar aparece primeiro, em destaque, e o app abre direto nessa aba quando há termo pendente. O funcionário toca, lê, digita o CPF, assina com o dedo e confirma; o termo vai para o histórico com o protocolo. Em Pedir uniforme ou EPI, ele marca o que precisa entre os itens liberados para pedido, escolhe tamanho e quantidade, escreve o motivo e envia. O pedido cai na aba Pedidos do gerente, e o histórico mostra o PDF de cada termo assinado.

Quem pode fazer o quê

São duas permissões separadas: EPIs: entregar e colher assinatura, que o gerente já tem por padrão, e EPIs: cadastrar itens, CA e tamanhos, que o dono libera para quem quiser. Quem só entrega vê o catálogo, mas não altera os itens.